Szafy pancerne na dokumenty – Czy Twoja firma ich potrzebuje?

Obecnie pomimo, że żyjemy już w dobie cyfryzacji, nadal wiele dokumentów prawnych musi zostać sporządzonych w formie papierowej. Umowy, akty notarialne, papiery wartościowe – cała ta buchalteria powinna być odpowiednio przechowywana a dostęp do niej łatwy dla pracowników, a utrudniony dla osób postronnych. Jeśli chodzi o duże firmy, zazwyczaj dokumentów jest sporo, a odpowiednie zarządzenie archiwum, to kwestia, która okazuje się szczególnie istotna np. w obliczu kontroli z urzędu skarbowego czy wszelkich innych instytucji zajmujących się sprawdzaniem, czy firma funkcjonuje zgodnie z prawem. Kolejna kwestia to ochrona danych, w których posiadanie wchodzi firma. Klauzula RODO jasno określa zasady, których trzeba ściśle przestrzegać. Dodatkowo wszystkie akta osobowe muszą być chronione przed wyciekiem z firmy, a osoby odpowiedzialne za ich gromadzenia, muszą zadbać o właściwie przechowywanie takich danych.

 

Jak zadbać o tajne dokumenty?

Firmy i organizacje przechowują również dokumenty poufne, do których dostęp powinny mieć tylko i wyłącznie osoby do tego powołane. W tym przypadku zastosowanie może znaleźć sejf, który nie jest jednak najlepszym wyborem. W sejfach brak regałów i przegród, a składowanie wszystkiego „na kupę” wprowadza chaos i bałagan. Rozwiązaniem tego problemu są szafy metalowe na dokumenty poufne. To specjalny typ mebli, który wyglądem nie różni się praktycznie w ogóle od tradycyjnych mebli biurowych, jednak cały sęk tkwi tutaj w tym, że dostęp do szaf poufnych mają tylko osoby do tego uprawnione. Będzie to z pewnością bezpieczne miejsce, które pozwoli odizolować ważne dokumenty i zapewni im maksimum bezpieczeństwa.

 

Jak zbudowane są szafy poufne?

Szafy metalowe na akta są dostępne w różnych wielkościach. Podobnie jak tradycyjne szafy i regały można je dostosować do warunków, które stwarza pomieszczenie. Warto jednak zaznaczyć, że tzw. szafy poufne powstają z dużo trwalszych materiałów. Wszystko po to, by nawet w obliczu chęci zniszczenia drzwiczek, czy ścian, dostęp do środka był utrudniony! Szafy poufne zamyka się na klucz, jednak nowocześniejsze wersje są wyposażone w zamki elektroniczne. Dla tych, którzy szczególnie pragną chronić swoje dokumenty, wyprodukowano szafy pancerne – stalowe drzwi chronią dostępu do środka, a wytrzymałość ścian jest porównywalna do tej, którą oferują sejfy.

 

Jaką szafę wybrać?

Szafy poufne i pancerne produkuje się w 3 klasach, a wybór powinien być uzależniony od stopnia poufności dokumentów. Te mogą być niejawne, tajne, bądź ściśle tajne. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by wybrać jedną uniwersalną szafę, w której będziemy składować wszystkie dokumenty, do których dostęp powinien być ograniczony. W tym przypadku wiele zależy od tego, jaki profil działalności prowadzimy, jaka jest polityka firmy odnośnie przechowywania dokumentów oraz czy istnieją w związku z tym jakieś obostrzenia nałożone odgórnie.

Sprawdź: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *